Selbstführung

Performen bis zur Deadline: Drei Tipps zur praktischen Anwendung

30. November 2021

Jeder von uns kennt dieses Problem: Eine wichtige Deadline rückt näher, eine Präsentation, eine Abgabe oder eine Revision und die Zeit wird immer knapper. Die Probleme nehmen kein Ende und man kann den Stress nicht mehr abbauen. Wir möchten Ihnen im Folgenden drei praktische Tipps aus unserem Programm Stress & Kompetenz anbieten, mit denen Sie es schaffen, effektiv weiterzuarbeiten und so die erhoffte Leistung zu bringen.

Tipp Nr. 1 gegen Stress in der Vorbereitung: Die Stress-Spirale unterbrechen

Das wichtigste hier: Ein kurzer Cut! Lassen Sie, wenn der Stresspegel in Ihnen steigt und Ihr Aufmerksamkeitsfokus zu all den unerledigten Dingen abdriftet, für zwei bis drei Minuten die Arbeit einfach ruhen. Setzen Sie sich gerade auf den Stuhl, schließen Sie die Augen und konzentrieren Sie sich ausschließlich auf die Gegenwart. Am besten gelingt dies, wenn Sie sich lediglich auf die Atmung konzentrieren. Atmen Sie mehrmals tief durch. Beobachten Sie dabei, wie der Atem ein- und ausströmt. Die Zwei-Punkt-Methode kann Ihnen dabei helfen, die Konzentration zu lenken.

Besonders viel Stress staut sich in der Vorbereitung auf, wenn uns Dinge auffallen, die noch nicht erledigt sind. Eine Info wurde noch nicht eingeholt, wichtige Unterlagen fehlen oder Materialien müssen noch erstellt werden. Schnell nimmt dann der so genannte Negativfokus überhand. Uns fällt immer mehr auf, was noch nicht erledigt ist. Gleichzeitig scheint die pünktliche Fertigstellung mit jeder verstrichenen Minute schwieriger zu werden. Wir werden hektisch, setzen uns plötzlich immer höhere Tagespensen, um noch hinterherzukommen, schmeißen Pläne über den Haufen – so erhöhen wir unseren Stress und den Workload, ohne dabei noch produktiv zu sein.

Wenn Ihnen dies gelungen ist, arbeiten Sie an dem weiter, das gerade vor Ihnen liegt. Denken Sie nicht an das, was noch nicht geschafft ist, sondern konzentrieren Sie sich auf das, was gerade bearbeitet werden kann. So wird der Aufgabenberg Stück für Stück kleiner. Grundsätzlich hilft es, nicht immer das Endprodukt vor Augen zu haben. Oft wirkt dies so groß, dass es kaum zu bewältigen scheint. Beachten Sie es gar nicht. Sie haben für den gegenwärtigen Moment eine bestimmte Aufgabe. Sie haben für den heutigen Tag ein Projekt. Lenken Sie all Ihre Aufmerksamkeit darauf. Das, was im Moment ansteht, ist das einzige, das Sie unmittelbar beeinflussen können.

Tipp Nr. 2 gegen Stress in der Vorbereitung: Den Stresspegel managen

In unseren Programmen zu den Themen Stress & Kompetenz sowie Erfolg & Balance verwenden wir immer das gleiche Bild, um unseren Stresspegel zu verdeutlichen: Stellen Sie sich ein Fass vor, in das stetig Wasser läuft. Das ist der Stress, der von außen auf uns einwirkt. Ein Stau auf dem Weg zur Arbeit, eine unangenehme Mail, eine lange Schlange vor dem Kaffeeautomaten. Und dann kommt der Stress, den die Deadline mit sich bringt, noch dazu! Irgendwann läuft dieses Fass über. Dann werden wir wütend, laut und kleinkariert. Bei zu viel Stress können nicht mehr produktiv arbeiten.

Daher empfehlen wir: Kleine Entspannungsübungen über den Tag verteilt, die dabei helfen, den Stress abzubauen. Sie sind eine Art "Schöpfkelle" mit der Sie das Fass portionsweise leeren können. Ähnlich wie für die „Zwei Punkt Methode“ benötigen Sie dafür nicht viel Zeit, unterbrechen aber die Stress-Spirale, reduzieren den aktuellen Stresspegel und können dann konzentrierter weiterarbeiten.

Eine Auswahl der Entspannungsübungen bei Stress, mit denen wir arbeiten, finden Sie hier:

Natürlich wird die Arbeit dadurch nicht weniger. Aber wir haben festgestellt: Je gestresster wir sind, umso weniger können wir voll auf unsere geistigen Kapazitäten zugreifen. Die Übungen verschaffen Luft und Freiraum, sich mit etwas weniger Anspannung zurück an die Arbeit zu setzen. Probieren Sie es doch einfach aus. Wenn Sie keinen Erfolg damit haben, helfen Ihnen vielleicht die anderen Tipps in diesem Text weiter.

Tipp Nr. 3 gegen Stress in der Vorbereitung: Pausen!

Pausen fallen uns oft als letztes ein, wenn wir ein hohes Arbeitspensum zu bewältigen haben. Und doch: Sie sind unser wirksamstes Mittel, um den Stresspegel zu senken. Dabei ist es oft gar nicht notwendig, sich stundenlang auszuruhen. Viel wichtiger: Zwischendurch immer wieder bewusst eine kurze Auszeit nehmen, nach der effektiver weitergearbeitet werden kann. Besonders wirksam: Eine Mittagspause, in der nicht zwischen den einzelnen Bissen weitergearbeitet wird. Ehrliche Frage: Wenn Sie vor dem Bildschirm essen und dabei weiterarbeiten, schaffen Sie dann wirklich mehr, als wenn sie sich 20 Minuten Zeit für ihr Essen nehmen und danach weiterarbeiten? Ist ein Anruf wirklich so dringend, dass Sie auf dem Gang vor dem Büro noch ans Telefon müssen?

Probieren Sie folgendes aus, wenn Sie möchten: Essen Sie in Ruhe ihr Mittagessen auf und arbeiten Sie dann erst weiter. Gehen Sie in Ihr Büro, setzen Sie sich an den Schreibtisch und greifen Sie dann erst zum Hörer. Effektiv verlieren Sie durch diese kleinen Maßnahmen kaum Zeit, doch Sie werden merken, dass Sie so Ihren eigenen Stress am Arbeitsplatz stark senken können.

Das Wichtigste: Es gibt immer etwas zu tun, wenn die Deadline näher rückt. Und doch ist es nötig, jeden Tag bewusst damit aufzuhören. Setzen Sie sich einen Punkt, ab dem Sie jeden Tag aufhören, weiterzuarbeiten. Dies kann sein, wenn Sie das Büro verlassen, es kann eine bestimmte Uhrzeit sein oder es kann ein Tagespensum sein, dass Sie sich vorher gesetzt haben. Wichtig ist nur, dass Sie sich daranhalten. Wenn Sie sich Freiräume von der Arbeit gönnen, werden Sie umso produktiver sein, wenn Sie an diese Arbeit zurückkehren.

Am Tag der Deadline

Unser Tipp für den Tag der Deadline: Nehmen Sie sich bewusst Zeit und Ruhe, um in den Tag zu starten. Frühstücken Sie, ohne sich die Unterlagen noch einmal anzuschauen. Vermeiden Sie es, auf dem Weg ins Büro erneut an Kleinigkeiten zu feilen. Wenn möglich, planen Sie für ihren Weg zur Arbeit genug Zeit ein, dass Sie sich nicht hetzen müssen. Wenn Sie sich jetzt noch einmal die Unterlagen anschauen, oder auf die letzten Meter rennen müssen, besteht die Gefahr, sofort wieder in eine Stressspirale abzurutschen.

Nutzen Sie stattdessen eine unserer Übungen zur Entspannung, gehen Sie an die frische Luft oder atmen Sie durch. Sie werden wesentlich kompetenter und entspannter auf die Zielgerade einbiegen, als wenn Sie fünf Minuten vorher hektisch durch die Unterlagen blättern.

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